Comment recadrer un collaborateur ?

Recadrer un collaborateur est de la responsabilité du manager. Cependant, il est parfois difficile de trouver le bon discours. Alors voici quelques éléments de réponse de ce qu’il faut faire et ne pas faire.

1/ Éviter de tomber la relation parent/enfant

Il n’est pas facile de recadrer un collaborateur efficacement. En effet, un synonyme de recadrer donné par le dictionnaire est réprimander… Personne n’aime ce verbe et pourtant c’est très souvent le ressenti des acteurs aujourd’hui : réprimander ou être réprimandé. Ce sentiment nous rappelle la relation parent / enfant, telle une position haute pour le manager / position basse pour le collaborateur.

C’est un piège infantilisant et stérile. Le pire est qu’à l’issu le collaborateur dont l’ego a été égratigné va agir de manière contre-productive. Il va soit rentrer dans les rangs en pourrissant l’ambiance, soit se plaindre aux autres de la manière dont il a été traité (et ne parlera pas du vrai sujet du recadrage).

Recadrer un collaborateur veut finalement dire : Il est sorti du cadre et il faut l’y remettre.

Avez-vous pensé à poser un cadre de travail ?

Pour pouvoir bien travailler ensemble et cela dans la durée, il est important de poser un cadre de travail dans lequel tout le monde se retrouvent : sur des valeurs, des principes, et des règles.

Il doit être fait en toute transparence, donc bien explicité, et obtenir l’agrément et l’engagement de tous les acteurs. Ainsi un collaborateur qui s’écarte de ce cadre le fait en toute responsabilité.

L’entreprise regroupe des adultes responsables et il est important de traiter les écarts avec cette conscience. Un collaborateur qui s’est mis hors cadre est donc sorti de son engagement de départ, sans concertation ni approbation. Il est donc normal de lui rappeler le cadre d’accord initial et de lui demander d’y revenir.

2/ Définir le cadre ensemble favorise l’engagement des collaborateurs

Il faut définir les contours et les règles du jeu : valeurs, principes, règles importantes. Cela ne doit pas se faire seul la définition du cadre se fait avec ses collaborateurs, c’est une nécessité. Inutile d’avoir beaucoup de valeurs, règles ! Il faut s’accorder sur 4 à 5 choses essentielles et s’y tenir. On rencontre beaucoup d’entreprises qui posent 8 à 10 valeurs. Elles sont écrites sur les murs, mais personne n’est capable de les retenir et de les citer toutes (même le dirigeant …).

Chaque élément du cadre doit être explicité, les conséquences si on ne le respecte pas également, ce que cela veut dire concrètement : les comportements attendus… Ce que l’on doit faire si on ne peut pas respecter le cadre. Cela peut arriver, donc prévoir le comportement à avoir. Une étape importante : obtenir l’engagement verbal de chacun à respecter ce cadre. Là aussi, idéalement devant l’équipe.

Une personne nouvellement recrutée ? Une présentation du cadre devant l’équipe est idéale : cela permet de le revisiter et de demander l’engagement verbal du nouvel entrant devant ses collègues.

3/ Le cadre est posé et approuvé mais non respecté ? Un outil le RANAR

Le RANAR, RAppel Non Agressif de la Règle, est outil managérial intéressant.
Le préalable : Avoir bien explicité le cadre et obtenu l’accord verbal clair et simple du collaborateur.

A la 1ère dérive, même petite :
– le voir en tête à tête de manière officieuse. Pas de retour écrit et officiel.
– Lui rappeler les faits démontrant un hors-jeu : « ce matin en réunion, tu as traité avec beaucoup d’agressivité Jacques de petit joueur »
– Lui rappeler l’importance du cadre établi : « je voulais juste te rappeler nos valeurs et principes dans nos relations »
– Lui demander : « Je souhaite qu’à partir de maintenant, tu en tiennes compte »
– Lui poser la question : « Est-ce clair pour toi ? »
– Obtenir son accord « Oui c’est clair »

A la 2ème dérive
– Le revoir en tête à tête toujours de manière officieuse. Pas de retour écrit et officiel.
– Lui rappeler les faits démontrant un hors-jeu : « De nouveau aujourd’hui, tu es venu dans le bureau et tu as balancé avec colère le dossier X sur la table »
– Lui rappeler l’importance du cadre établi : « Je suis très surpris même inquiet car il me semblait avoir été clair la dernière fois »
– Lui demander : « Je souhaite que cela soit la dernière fois qu’on parle de ce genre de dérive »
– Lui poser la question : « Est-ce clair pour toi ? »
– Obtenir son accord « Oui c’est clair »

4/ Et si le collaborateur persiste dans le hors cadre ?

Là encore, il est de la mission du manager de ne rien lâcher. Si les étapes précédentes ont été bien faites, et que le collaborateur sort toujours du cadre, le recours à une procédure officielle est nécessaire.